Dalam jasa pengiriman barang besar atau kargo, banyak faktor yang mempengaruhi keputusan pengirim barang saat menentukan penyedia jasa. Salah satunya adalah lead time atau waktu tunggu. Apakah yang dimaksud dengan lead time, kenapa lead time sangat penting bagi penyedia jasa barang besar, dan apa faktor-faktor yang bisa mempengaruhi lead time?
Dalam industri pengiriman barang besar, lead time dapat diartikan sebagai waktu yang ditempuh dari pesanan pengiriman dibuat sampai barang tiba di tujuan. Lead time sangat berpengaruh kepada kepuasan konsumen, bahkan bisa jadi beresiko menyebabkan konsumen mencari alternatif penyedia jasa pengiriman barang besar lain jika penawaran diawal tidak dapat dipenuhi. Mengingat lagi bahwa lead time yang terlalu lama dapat menyebabkan pemborosan waktu dan mengurangi produktivitas. Banyak faktor-faktor yang dapat mempengaruhi lama proses pengiriman. Mulai dari faktor sumber daya manusia, faktor rute yang diambil saat berlayar, sampai faktor lingkungan pelabuhan dan lingkungan sepanjang rute pelayaran.
Berdasarkan riset yang dilakukan oleh mahasiswa Universitas Gadjah Mada, terdapat enam faktor utama yang mempengaruhi lead time, yaitu:
- Faktor sumber daya manusia (SDM)
Faktor SDM dapat menjadi salah satu hal yang mempengaruhi durasi lead time. Jika seluruh petugas yang terlibat memenuhi surat-surat yang diperlukan dalam proses sesuai Standard Operating Procedure (SOP) yang berlaku, maka proses pengiriman akan menjadi lebih cepat. Begitu juga sebaliknya, jika petugas yang bersangkutan tidak memenuhi surat-surat atau tidak mengikuti SOP yang berlaku maka akan semakin lama juga proses pengiriman. - Faktor mesin atau alat transportasi yang digunakan
Jumlah car carrier untuk mengangkut barang dari gudang ke pelabuhan dan armada kapal yang digunakan juga menjadi faktor yang dapat mempengaruhi lead time di industri penyedia jasa pengiriman barang besar. Semakin banyak car carrier dan armada kapal yang digunakan, pastinya dapat mempercepat proses pengiriman. Sebaliknya, jika alat-alat yang digunakan tidak cukup untuk memenuhi jumlah pesanan yang diterima secara bersamaan maka akan terjadi antrean dalam pengiriman barang. - Faktor metode
Metode pengisian surat-surat yang diperlukan juga dapat mempengaruhi lead time. Jika pengisian surat-surat tersebut masih dilakukan manual, maka akan semakin panjang proses pengiriman. Terlebih lagi, jika pengiriman yang dilakukan berjumlah besar. Jika pengisian surat-surat dan persyaratan lain sudah bisa dilakukan secara elektronik dan terintegerasi dengan sebuah sistem maka pastinya dapat mempercepat proses pengiriman untuk sampai ke tujuan. - Faktor material
Faktor material pendukung untuk loading juga menjadi faktor yang cukup penting. Hal-hal seperti charger aki, cadangan bensin, atau emergency light jika tidak dipersiapkan dengan baik juga dapat memperlambat proses pengiriman barang besar. Hal-hal ini dipersiapkan agar tidak menghambat proses pengiriman saat terjadi hal-hal yang tidak terduga. - Faktor rute
Tentunya, pemilihan rute jarak sangat mempengaruhi lead time dalam jasa pengiriman barang besar. Tidak optimal atau tidak efisien nya rute yang dipilih bisa memperlambat proses pengiriman barang secara signifikan. Itulah sebabnya pemilihan rute pelayaran harus menjadi salah satu faktor yang sangat diperhatikan. - Faktor lingkungan
Faktor lingkungan seperti sarana prasarana, luas, dan jumlah dermaga di pelabuhan akan mempengaruhi efisiensi pengiriman barang. Walapun faktor lingkungan ini adalah faktor eksternal yang tidak bisa dikontrol oleh perusahaan penyedia jasa pengiriman barang besar, manajemen waktu yang baik bisa membantu mempercepat proses pengiriman.
Demikianlah pengertian dari waktu tunggu atau lead time. Hal tersebut juga menjadi alasan mengapa perusahaan-perusahaan yang berkaitan dengna jada pengiriman barang besar harus memperhatikan hal ini. Tidak lupa juga faktor-faktor yang dapat diperbaiki dari sisi perusahaan untuk bisa mempersingkat proses pengiriman demi kepuasan pelanggan.
